メールボックスの整理
ごきげんよう。ぴぴんです。
メールボックス(電子メール)をどう整理するか、色々と考えたりしたことを共有します。
(まだ、やりかけの部分は後日追記予定)
目的
まずは、なぜ、整理するのかを考えました。
整理するときに迷ったときには、目的に戻って対応を決めるとよいと思います。
ノイズを減らして、必要なことに集中する
メールボックスを開いたときに、見なくていいメールが目に入ってくると、気が散ったり、脱線したりで、本来やりたいことに集中できなくなります。
特に私はそうです。多分、ADHDの人はそういう傾向が強い人が多いのではないかと思います。
集中力を乱さないため、メールボックスはすっきりしたいです。
欲しい情報を探すときに、見つけやすくする
メールボックスが整理されていない状態だと、探しているメールを探すのにも一苦労ですよね。検索ワードを入れても、不要なメールが引っかかってきたりして、探すのに時間がかかったり、埋もれてしまって見逃してしまったり。
保存容量の削減
不要なメールはあるだけで、容量をくってます。私はgmailをメインに使ってるので、15GBは無料で使えてます。相当な量のメールが保管できますが、塵も積もれば大容量ですし、ほかのサービス(ドライブ、フォト等)と合算して15GBなので、不要なメールの容量は無い方がいいに決まってます。
整理の方針
少しづつやる
いっぺんに全部やろうとすると、破綻します。
考えることが多くなりすぎて、頭がパンクしたり、中途半端な状態でやめてしまって、余計にわからなくなったり。
1件1例、少しづつやっていこうとおもってます。
目につくところを重点的にやる
目的に対する効果を考えると、まずは目に付きやすいところから手をつけるのがよいかと思います。
- 受信トレイ(inbox)の新しくきたメール
- メール検索した時に引っかかったノイズ
- メール検索した時になかなか見つけられなかった情報
- 容量が大きいメール(添付ファイル)
受信トレイのゼロ化を目指す
受信トレイは新しくきた未分類／未対応のメールの一時的な置き場として使い方をする。
やること概要
受信トレイに入ってくるメールを厳選する
不要なメールは元からカット。送ってこないようにしたり、送ってきても受信箱に入らない(自動で捨てる)
不要なメールは削除する
メールボックスにたまっている、不要なメールは削除する。
必要なメールとは何か考える
逆にメールボックスに残しておく必要のあるのは何かを考えてみる。
そうすることで、不要なメールの判断基準がアップデートされると思う。
情報の置き場所(母艦)を決める
メールボックスにはいろんな性質のメールがたまっている。これらの情報の管理はメールボックスでするのがよいのか考え直してみる。
情報の受け渡しはメール以外にもいろいろあるので、受け渡しした媒体で管理するのではなく、情報の性質(タイプ)で管理するとよい。
性質(タイプ)ごとに、置き場所(母艦)が決まって入れば、探しやすくなる。
例えば、写真データは、メールでもらったり、写真共有サービスだったり、物理的な記憶媒体(USBメモリ等)といろいろな受け渡し方法があるが、そのままでは、あとで探す時に大変になるのは想像に難くない。
整理された状態を維持する仕組み作り
整理された状態を維持するのが大変だと、忙しさにかまけてさぼってしまい、すぐに煩雑な状態に逆戻りしてしまいます。
日頃の整理は簡単にできる仕組みがあるとよいです。
判断基準とその対応
いつ必要かによる判断
そもそも必要ない
- 受信トレイに入ってこないような対策
- メールの削除
過去必要だったがもう要らない
- メールの削除
- 不要になったら削除する仕組み作り
今必要
- ラベルをつけるなどして管理
あとで必要
- リマインダ等で、必要になるまで目に入らないようにする
事例 メールの性質別
手がつけやすそうだったり、効果が大きそうな順に、事例を紹介する。(詳細は後日、記載)
メルマガ 時限系
メルマガ 読み物系
迷惑メール
利用システムの登録情報
利用システムからの通知メール
証拠系メール (領収書等)
証拠系メール (言質)
添付ファイル付きメール
思い出メール
仕掛かり中
