賞味期限のあるメールの整理
ごきげんよう。ぴぴんです。
賞味期限のあるメールって結構ありますよね。
今は残しておきたいけど、ある期間を過ぎたらもう不要になるメールです。
そういうメールって、いらなくなったタイミングで消すのって簡単じゃなくて、結構消し忘れたものがメールボックスにたまっちゃうんですよね。。。
うまく、運用していく方法を考えたので、まとめておきます。
概要
賞味期限のあるメールとは
メールは食べませんが、しっくりするので賞味期限という単語を使いました。どういうことかというと、まだしばらくは残しておきたいけれど、きまった期日が過ぎると無価値になる(捨ててよくなる)メールのことです。
例えば、以下のようなものが当てはまることが多いです。
- 期間限定セールの通知
- システムからの通知
- 時事ネタやニュース系のメルマガ
- 組織のルールで、保管期間が定められたメール
何をするか
賞味期限切れのメールを残さない方法として、方針は2つあります。
- 消してはいけないメール(賞味期限なし)は消さないようにマークをつけて管理する。定期的に、マークがついていない古いメールを削除する。
- 賞味期限があるメールにマークをつけて管理する。定期的に、マークが付いてる古いメールを削除する。
前者の考え方が一般的かも。
でも、消さないマークをつけるのを忘れそうで心配なので、自分は後者の方針でいきます。
方法(簡易版)
事前準備 ラベルを用意する
賞味期限のあるメールを分類するためのラベルを用意します。
自分は以下のラベルを用意しました。
- retention period/01_1month
- retention period/02_3months
- retention period/03_1year
- retention period/04_3years
受信日からの賞味期限を示したラベルです。
例えば、01_1month は、受信日から1ヶ月後の時点では不要になっているという意味です。
gmailでラベルを階層管理したくて、retention period/ のようにしてます。
01〜04の部分は、ラベルを辞書順に並べた時に整理するためにつけてます。
お試しのつもりで、期限の長さを複数用意してみましたが、そんなに細かいコントロールしなくていいと割り切って、「後で消す」ラベルを1つでもいいかも。
メールを見てラベルを貼る
通常、メールを見た時に、メールの賞味期限を判断して、ラベルを貼ります。
メールの賞味期限よりラベル上の賞味期限が後になるように設定します。
例えば2ヶ月後にあるイベントの事前通知とかだと、02_3monthsのラベルをつけます。
賞味期限切れのメールを削除する
定期的に賞味期限切れのメールを検索して削除します。
ラベルが付いていて、かつ古いメールを検索します。
例えば、gmailだと、以下のような検索式です。
「in:"retention period/01_1month" older_than:1m」
方法(アドバンス)
簡易版として紹介した方法は、日々の利用時の作業がちょいちょいあり、めんどくさくなってしまいます。
そこで、日々の利用時の作業を省力化するネタも用意しました。
ラベル付けを自動でする
gmailだとフィルター機能で、メール受信時に、特定の条件に当てはまる場合に自動でラベルをつける設定ができます。
例としては、以下のような感じです。
- 条件
- 送信元が△△スーパー、かつ
- タイトルが 「特売日のお知らせ」
- アクション
- ラベル「retention period/01_1month」をつける
賞味期限切れのメールを自動で削除する
gmailだと、google apps script を使えば、定期的に賞味期限切れのメールを検索して削除するような処理を設定することができます。
詳細は、別途記載したいかと思っています。
以上、いかがでしたでしょうか？
